A HELYSZÍN – az alfa és az omega

Hová menjünk? Mi a trendi? Melyik lesz a legjobb helyszín?

A helyszín fogalma igen széles palettát fed le. Választhatunk a néhány fő befogadóképességűtől egészen a több ezer fős helyszínek közül. Dönthetünk többek között a létszám, a helyszín adottságai vagy a típusa alapján. DE!

A 3 legfontosabb tisztázandó kérdés minden előtt: KI? KINEK? MIÉRT?

  1. KI: a Vállalat, azaz vendéglátó definiálása, image képe
  2. KINEK: a Célcsoport, azaz a vendégek definiálása
  3. MIÉRT: az Üzenet, azaz mit vigyenek magukkal a vendégek

A rendezvényszervező feladata a HOGYAN megkreálása, melynek igen szerves része maga a helyszín.

A vállalatok rendelkeznek egyfajta egyediséggel, igénnyel, amely meghatározza, milyen irányban érdemes elindulni a helyszín kiválasztásában. Nagyon érdekes látni, hogyan mozognak, tágulnak a határok, megfogalmazások a vállalatok kommunikációjában a szociális kultúra hatására. A meghívottakról minden esetben érdemes előre összegyűjteni egyfajta „szokáskultúrát” is azon felül, hogy ismerjük a férfi-nő arányt, életkor-eloszlást, társadalmi helyzetet stb.

Az utóbbi időben komplett kommunikációs, kreatív stratégia, pszichológiai hatásmechanizmus épül fel egy rendezvény kommunikációjára. A fergeteges, folyamatosan megújuló eszközrendszer pedig edzésben tart minket. A legfontosabb az empatikus megközelítés a vállalat, a célcsoport és az üzenet irányában.

A szakmai üzenetet élménybe csomagoljuk, párhuzamot alkotunk a tematikus koncepcióval, így az indirekt content hatékonyan épül be a kollégák/partnerek mindennapi munkájába, ráadásul erősíti a vállalat felé való elköteleződésüket a csapatszellem, lojalitás, vagy a gyermeki én előhívásának eszközeivel.

A projektnek, majd a koncepciónak vannak elvárásai és döntési szempontjai, melyek alapján elindulhat a potenciális helyszínek összeállítása. A helyszín kiválasztásában általánosan meghatározó elemek, hogy innovatív, trendi, új, különleges és egyben jól megközelíthető is legyen. De fontosak a részletek is, minthogy milyen elrendezést szeretnénk, hogyan akarjuk ültetni a vendégeket, lesz-e színpad, milyen kísérőprogramokat tervezünk.

Végül jöhet a nagy hajrá! Tornáztassuk az agyunkat, szervezzünk egy-két brainstormingot a csapattal és nézelődjünk, keresgéljünk a neten, járjunk nyitott szemmel, füllel. A segítségünkre lehetnek rendezvényhelyszín kereső portálok, fórumok, találsz videókat, fotókat, de a személyes tapasztalat is igen sokat számít. Segít, ha borzasztóan kíváncsi vagy és mindig észreveszed, sőt kipróbálod az újonnan megnyílt helyeket, elmész partikra, konferenciákra, workshopokra, koncertekre, kiállításokra, fesztiválokra.

És Neked mi a tuti recepted helyszín-keresésre?

Oszd meg velünk véleményedet, ötleteidet, kérdéseidet!